POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

ALIMENTOS TOSTAO S.A.S.

Cumpliendo con lo establecido por la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, la elaboración de esta Política Institucional tiene por objeto dar pautas generales para el manejo y protección en ALIMENTOS TOSTAO S.A.S de datos personales y sensibles, brindando herramientas que garanticen la autenticidad, confidencialidad e integridad de la información.

Esta Política de Protección de Datos Personales se aplicará a todas las bases de datos y/o archivos que contengan datos personales que sean objeto de tratamiento por parte de LA EMPRESA considerada como responsable y/o encargada de la recolección, manejo y protección de los mismos y cubre todos los aspectos administrativos y organizacionales que deben ser cumplidos por directivos, empleados, contratistas y terceros que laboren o tengan relación directa con LA EMPRESA.

Esta Política de Protección de Datos Personales, de la que hacen parte el formato de autorización, se rige por lo dispuesto en la legislación vigente sobre protección de los Datos Personales a los que se refieren el Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1266 de 2008, el Decreto 1727 de 2009, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas que las modifiquen, deroguen o sustituyan. 

4.1. PRINCIPIO DE LEGALIDAD EN MATERIA DE TRATAMIENTO DE DATOS. El tratamiento de datos es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la Ley y en las demás disposiciones que la desarrollen.

4.2. PRINCIPIO DE FINALIDAD. El tratamiento obedece a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al titular de los datos.

4.3. PRINCIPIO DE LIBERTAD. El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos ni divulgados sin previa autorización del titular o en ausencia del mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

4.4. PRINCIPIO DE VERACIDAD O CALIDAD. La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. No se permite el tratamiento de información fraccionada, parcial, incompleta o que induzca al error.

4.5. PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA. En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable o del encargado del tratamiento de datos, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

4.6. PRINCIPIO DE ACCESO Y CIRCULACIÓN RESTRINGIDA. El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales y de las disposiciones Constitucionales y Legales. En este sentido el tratamiento sólo podrá realizarse por las personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la Ley.

Los datos personales, salvo información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un acceso restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la Ley y/o mandato judicial.

  • PRINCIPIO DE SEGURIDAD. La información sujeta a tratamiento por el responsable o el encargado a que se refiere la Ley se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros y evitar su adulteración, pérdida, consulta o uso no autorizado o fraudulento.

 

PRINCIPIO DE CONFIDENCIALIDAD. Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de terminada la relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar el suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley y en los términos de la misma.

5.1. AUTORIZACIÓN: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales. 

 

5.2. AVISO DE PRIVACIDAD: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales. 

 

5.3. BASE DE DATOS: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento. 

 

5.4. DATO PERSONAL: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. 

 

5.5. ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. En los eventos en que el Responsable no ejerza como Encargado de la Base de Datos, se identificará expresamente quién será el Encargado. 

 

5.6. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los datos. 

 

  • TÉRMINOS Y CONDICIONES:marco general en el cual se establecen las condiciones para los participantes de actividades promocionales o afines. 

 

  • TITULAR:Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento. 

 

  • TRATAMIENTO: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. 

 

  • TRANSFERENCIA:La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país. 

 

TRANSMISIÓN: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable. 

ALIMENTOS TOSTAO S.A.S. con domicilio en Parque Industrial La Badea, Manzana 5 Bodega 7, municipio de Dosquebradas (Risaralda), Colombia. Correo electrónico pqr@alimentostostao.com, teléfono (+576)3302316 celular (+57) 3148149577.

En las bases de datos de ALIMENTOS TOSTAO S.A.S. se almacena información general como nombre completo número y tipo de identificación, género y datos de contacto (correo electrónico, dirección física, teléfono fijo y móvil). En adición a estos, y dependiendo de la naturaleza de la base de datos, ALIMENTOS TOSTAO S.A.S. puede tener datos específicos requeridos para el tratamiento al que serán sometidos los datos. En las bases de datos de empleados y contratistas se incluye, adicionalmente información sobre la historia laboral y académica, datos sensibles requeridos por la naturaleza de la relación laboral (fotografía, conformación del grupo familiar, datos biométricos). En las bases de datos se podrá almacenar información sensible con previa autorización de su titular, en cumplimiento de lo establecido en los artículos 5 y 7 de la ley 1581 de 2012.

ALIMENTOS TOSTAO S.A.S., actuando en calidad de Responsable del Tratamiento de Datos Personales, para el adecuado desarrollo de sus actividades, comerciales, así como para el fortalecimiento de sus relaciones con terceros, somete la información que consta en las bases de datos correspondientes a personas naturales y jurídicas con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, sin que la enumeración signifique limitación, trabajadores y familiares de éstos, accionistas, consumidores, clientes, distribuidores, proveedores, acreedores y deudores, a distintas formas de tratamiento, como recolección, intercambio, actualización procesamiento, reproducción, compilación, almacenamiento, uso, sistematización y organización, todos ellos de forma parcial o total en cumplimiento de las finalidades aquí establecidas. La información podrá ser entregada, transmitida o transferida a entidades públicas, socios comerciales, contratistas únicamente con el fin de cumplir con las finalidades de la base de datos correspondiente.

 

En cumplimiento de deberes legales, ALIMENTOS TOSTAO S.A.S. podrá suministrar la información personal a entidades judiciales o administrativas.

En todo caso, la entrega, transmisión o transferencia se hará previa suscripción de los compromisos que sean necesarios para salvaguardar la confidencialidad de la información.

Los Datos Personales son objeto de Tratamiento por parte de ALIMENTOS TOSTAO S.A.S. con las siguientes finalidades:

 

9.1. Para el envío de información a sus trabajadores y familiares.

 

9.2. Para la afiliación al Sistema de Seguridad Social de los trabajadores y familiares beneficiarios.

 

9.3. Para el reconocimiento, protección y ejercicio de los derechos de los accionistas de ALIMENTOS TOSTAO S.A.S.

 

9.4. Para el fortalecimiento de las relaciones con sus consumidores y clientes, mediante el envío de información relevante, la toma de pedidos y la atención de Peticiones, Quejas y Reclamos (PQR’s) por parte del área de servicio al cliente, la evaluación de la calidad de su servicio al cliente y la invitación a eventos organizados o patrocinados por ALIMENTOS TOSTAO S.A.S., entre otros.

 

9.5. Para la interacción con sus Distribuidores, para la verificación del cumplimiento de los estándares de distribución, de sus obligaciones legales con sus trabajadores y para la invitación a eventos organizados o patrocinados por ALIMENTOS TOSTAO S.A.S., entre otros.

 

9.6. Para consolidar un suministro oportuno y de calidad con sus Proveedores, a través de la invitación a participar en procesos de selección, la evaluación del cumplimiento de sus obligaciones y la invitación a eventos organizados o patrocinados por ALIMENTOS TOSTAO S.A.S., entre otros.

 

9.7. Para la verificación de saldos de sus acreedores.

9.8. Para la determinación de obligaciones pendientes, la consulta de información financiera e historia crediticia y el reporte a centrales de información de obligaciones incumplidas, respecto de sus deudores.

 

9.9. Para mejorar, promocionar y desarrollar sus productos.

 

9.10. Para actividades de mercadeo, estadísticas, de investigación y demás propósitos comerciales que no contravengan la legislación vigente en Colombia;

 

9.11. Para la atención de requerimientos judiciales o administrativos y el cumplimiento de mandatos judiciales o legales.

 

9.12. Para eventualmente contactar, vía correo electrónico, o por cualquier otro medio, a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, sin que la enumeración signifique limitación, trabajadores y familiares de éstos, accionistas, consumidores, clientes, distribuidores, proveedores, acreedores y deudores, para las finalidades antes mencionadas. 

 

9.13. La información sobre clientes, proveedores, socios y empleados, actuales o pasados, se guarda con el fin de facilitar, promover, permitir o mantener relaciones de carácter laboral, civil y comercial.

Las personas naturales cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento por parte de ALIMENTOS TOSTAO S.A.S., tienen los siguientes derechos, los cuales pueden ejercer en cualquier momento:

 

10.1. Conocer los Datos Personales sobre los cuales ALIMENTOS TOSTAO S.A.S. está realizando el Tratamiento.; de igual manera, el Titular puede solicitar en cualquier momento, que sus datos sean actualizados o rectificados, como en el caso de encontrar que sus datos son parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

 

10.2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a ALIMENTOS TOSTAO S.A.S. para el Tratamiento de sus Datos Personales.

 

10.3. Ser informado por ALIMENTOS TOSTAO S.A.S., previa solicitud, respecto del uso que ésta le ha dado a sus Datos Personales.

 

10.4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley de Protección de Datos Personales.

 

10.5. Solicitar a ALIMENTOS TOSTAO S.A.S. la supresión de sus Datos Personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con los procedimientos establecidos en esta Política. No obstante, la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular de la información tenga un deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos y/o Archivos, ni mientras se encuentre vigente la relación entre el Titular y ALIMENTOS TOSTAO S.A.S., en virtud de la cual fueron recolectados sus datos.

 

10.6. Acceder de forma gratuita a sus Datos Personales objeto de Tratamiento.

ALIMENTOS TOSTAO S.A.S. deberá:

 

11.1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

 

11.2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente Política, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.

 

11.3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

 

11.4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

 

11.5. Garantizar que la información que se suministre al Encargado sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

 

11.6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.

 

11.7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado.

 

11.8. Suministrar al Encargado, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente Política.

 

11.9. Exigir al Encargado en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.

 

11.10. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente Política.

 

11.11. Informar al Encargado cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

 

11.12. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.

 

11.13. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

 

11.14. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

El área contable tiene a su cargo la labor de desarrollo, implementación, capacitación y observancia de ésta Política. Para el efecto, todos los funcionarios que realizan el Tratamiento de Datos Personales en las diferentes áreas de ALIMENTOS TOSTAO S.A.S., están obligados a reportar estas Bases de Datos a dicha área y a dar traslado a ésta de manera inmediata, de todas las peticiones, quejas o reclamos que reciban por parte de los Titulares de Datos Personales.

 

El área contable de ALIMENTOS TOSTAO S.A.S. también ha sido designada como responsable de la atención de peticiones, consultas, quejas y reclamos ante la cual el Titular de la información podrá ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización. 

 

Toda petición, queja o reclamo relacionados con el manejo de datos personales, en aplicación de lo previsto en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, deberá enviarse a:

 

Entidad: ALIMENTOS TOSTAO S.A.S.

Dependencia: Contabilidad

Dirección: Parque Industrial La Badea, Manzana 5 Bodega 7, municipio de Dosquebradas (Risaralda), Colombia.

Correo electrónico: pqr@alimentostostao.com

Teléfono: (+576)3302316

Móvil: (+57) 3148149577

Los titulares de datos personales que consten en las bases de datos de la ENTIDAD, o sus causahabientes, podrán consultar los datos que suministrará la información en los términos previstos en la legislación aplicable. Toda solicitud de consulta, corrección, actualización o supresión deberá presentarse por escrito o por correo electrónico, de acuerdo a la información contenida en este documento.

 

Las consultas serán atendidas en un término de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la respectiva solicitud. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Los reclamos deberán ser formulados por escrito o por correo electrónico, de acuerdo a la información contenida en este documento, y deberán contener, al menos, la siguiente información:

 

  • Identificación del Titular.
  • Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo
  • Dirección del titular
  • Documentación que se quiera presentar como prueba

 

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

 

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

 

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

 

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Las Políticas de Tratamiento de Información Personal de ALIMENTOS TOSTAO S.A.S. estarán vigentes a partir del mes de noviembre de 2016. ALIMENTOS TOSTAO S.A.S. se reserva el derecho a modificarlas, en los términos y con las limitaciones previstas en la ley.

 

Las bases de datos administradas por ALIMENTOS TOSTAO S.A.S. se mantendrán indefinidamente, mientras desarrolle su objeto, y mientras sea necesario para asegurar el cumplimiento de obligaciones de carácter legal, particularmente laboral y contable, pero los datos podrán ser eliminados en cualquier momento a solicitud de su titular, en tanto esta solicitud no contraríe una obligación legal de ALIMENTOS TOSTAO S.A.S. o una obligación contenida en un contrato entre ALIMENTOS TOSTAO S.A.S. y Titular.

 

 

 

 

JAIME RAMÍREZ OSPINA

Representante Legal

Cerrar menú
×
×

Carrito